Firmenhandy privat nutzen: Muss das versteuert werden?

5. Oktober 2026 · Verantwortlich: Marc Splingard, Inhaber

Steuerfrei ist die private Nutzung, wenn das Gerät dem Betrieb gehört oder von ihm gemietet oder geleast ist. Wie viel privat telefoniert wird, spielt dann keine Rolle.

Die Antwort in Kürze

Nein, in aller Regel nicht. Nach § 3 Nr. 45 des Einkommensteuergesetzes sind die Vorteile eines Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte steuerfrei. Die Lohnsteuer-Richtlinien ergänzen: unabhängig davon, wie sich berufliche und private Nutzung verteilen (R 3.45). Auch ein Firmenhandy, das überwiegend privat genutzt wird, bleibt also steuerfrei.

Die Befreiung umfasst Zubehör und Software sowie die Verbindungsentgelte, die der Betrieb trägt, also Grundgebühr und laufende Kosten. Sie gilt nicht nur im Betrieb, sondern zum Beispiel auch für das Handy im Auto. Als begünstigte Geräte nennt das Lohnsteuer-Handbuch des Bundesfinanzministeriums unter anderem Handy, Smartphone, Smartwatch und Tablet, als Zubehör ausdrücklich auch SIM-Karten und Ladegeräte.

Darf das Firmenhandy überhaupt privat genutzt werden?

Das legt der Betrieb fest, nicht das Steuerrecht. Verbreitet ist die Erlaubnis: Nach einer Bitkom-Befragung vom März 2026 dürfen 93 % der Beschäftigten mit Diensthandy es grundsätzlich auch privat nutzen. Was dafür schriftlich geregelt sein sollte, steht im Beitrag Diensthandy oder privates Gerät.

Was als betriebliches Gerät gilt

Die Steuerfreiheit hängt an einem Wort: betrieblich. Der Bundesfinanzhof hat es im Urteil vom 23. November 2022 (VI R 50/20) bestimmt. Betrieblich ist ein Gerät, das dem Betrieb gehört oder ihm über einen Nutzungsvertrag mit einem Dritten zuzurechnen ist, insbesondere über Leasing. Ein Gerät, das der Betrieb kauft, least oder mietet und dann überlässt, kann also gleichermaßen betrieblich sein.

Nicht betrieblich ist ein Gerät, das dem Mitarbeitenden zuzurechnen ist: weil es ihm gehört oder weil er es über einen eigenen Vertrag nutzt, etwa als Leasingnehmer. Das gilt nach dem Urteil auch dann, wenn der Betrieb ein Gerät least und es per Unterleasingvertrag an den Mitarbeitenden weitergibt. Übernimmt der Betrieb in diesem Fall die Verbindungsentgelte, sind sie nicht nach § 3 Nr. 45 steuerfrei. So steht es als Beispiel im Lohnsteuer-Handbuch.

Entscheidend ist also, dass die Überlassung am Arbeitsverhältnis hängt und nicht an einem eigenen Vertrag daneben.

Was gilt, wenn der Mobilfunkvertrag auf den Mitarbeitenden läuft?

Auch dann kann die Erstattung steuerfrei sein. Nach demselben Urteil darf der Betrieb die Kosten eines Mobilfunkvertrags, den der Mitarbeitende selbst abgeschlossen hat, steuerfrei erstatten, soweit sie auf die Nutzung des betrieblichen Geräts entfallen.

Die Bedingung ist wörtlich zu nehmen. Steckt die SIM-Karte dieses Vertrags in einem privaten Handy, ist die Erstattung ein Zuschuss zu einem privaten Anschluss, und der ist nicht nach § 3 Nr. 45 steuerfrei.

Was gilt beim privaten Handy, das auch dienstlich genutzt wird?

Dann greift § 3 Nr. 45 nicht, denn das Gerät ist nicht betrieblich. Steuerfrei erstatten kann der Betrieb nur den beruflichen Anteil der Kosten, als Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG. Die Lohnsteuer-Richtlinien (R 3.50 Abs. 2) lassen dafür zwei Wege zu:

• Mit Nachweis. Weist der Mitarbeitende die beruflichen Kosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nach, kann ein danach regelmäßig gezahlter Pauschbetrag steuerfrei bleiben.
• Ohne Nachweis. Fallen erfahrungsgemäß berufliche Telefonkosten an, dürfen bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 € im Monat steuerfrei ersetzt werden. Statt jeder einzelnen Rechnung darf dabei der Durchschnitt aus drei Monaten fortgeführt werden.

Beides gilt, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, etwa mit einer anderen Tätigkeit. Was darüber hinaus pauschal gezahlt wird, führt in der Regel zu Arbeitslohn.

Darf der Betrieb das Handy des Mitarbeitenden für einen Euro kaufen?

Ja. Der Bundesfinanzhof hat dieses Modell im Urteil vom 23. November 2022 steuerlich anerkannt. Ein Verlag hatte die gebrauchten Handys seiner Beschäftigten zu Preisen zwischen 1 € und 6 € gekauft, sie ihnen unmittelbar danach wieder zur Nutzung überlassen und die Kosten ihrer Mobilfunkverträge erstattet. Das Finanzamt sah darin eine unangemessene Gestaltung, das Gericht nicht: Die Erstattung war steuerfrei, und auf die Höhe des Kaufpreises kam es nicht an.

Getragen hat das, weil die Geräte wirklich dem Betrieb gehörten. Die Überlassung war an das Arbeitsverhältnis gebunden und endete mit ihm, die Geräte waren dann zurückzugeben, und das Risiko für Beschädigung und Untergang trug der Betrieb. Wer das Modell nutzen will, sollte es ebenso sauber aufsetzen.

Darf ein Mitarbeitender das alte Firmenhandy behalten?

Das ist keine Nutzung mehr, sondern eine Übereignung, und für die gilt § 3 Nr. 45 nicht. Übereignet der Betrieb ein Gerät zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn, kann er die Lohnsteuer darauf pauschal mit 25 % erheben (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG). Die pauschale Steuer trägt dann der Betrieb (§ 40 Abs. 3).

Die Regel ist für Datenverarbeitungsgeräte geschrieben. Ausgeschlossen sind nach R 40.2 Abs. 5 Telekommunikationsgeräte, die nicht Zubehör eines Datenverarbeitungsgeräts sind oder nicht für die Internetnutzung verwendet werden können. Wie das für Ihr Gerät ausfällt, klären Sie vor der Übergabe mit Ihrer Steuerberatung.

Und die Sozialversicherung?

Lohnsteuerfreie Vorteile, die zusätzlich zum Lohn gewährt werden, zählen nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht zum Arbeitsentgelt. Für das überlassene Firmenhandy fallen dann auch keine Beiträge an. Dasselbe gilt nach Nr. 3 für Bezüge, die nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal versteuert werden.

Eine Lücke gibt es bei der Gehaltsumwandlung. Für die Lohnsteuer ist es nach R 3.45 gleich, ob das Gerät zusätzlich oder gegen einen Teil des Gehalts überlassen wird. Die Verordnung verlangt für die Beitragsfreiheit dagegen ausdrücklich, dass der Vorteil zusätzlich gewährt wird. Wer Gehalt umwandeln will, klärt die Beitragsseite vorher mit der Lohnabrechnung.

Gilt das auch für Sie als Inhaber?

Als Inhaber eines Einzelunternehmens sind Sie nicht Arbeitnehmer Ihres eigenen Betriebs, und die Befreiung gilt nach ihrem Wortlaut nur für Arbeitnehmer. Dass sie so beschränkt ist, verstößt nach dem Bundesfinanzhof nicht gegen den Gleichheitssatz (Urteil vom 21. Juni 2006, XI R 50/05, zitiert im Lohnsteuer-Handbuch). Wie Ihr eigener privater Anteil zu behandeln ist, klärt Ihre Steuerberatung.

Was Sie festhalten sollten

• Wem das Gerät zuzurechnen ist. Vom Betrieb gekauft, gemietet oder geleast, ohne eigenen Leasing- oder Mietvertrag mit dem Mitarbeitenden.
• Auf wen der Mobilfunkvertrag läuft. Läuft er auf den Mitarbeitenden, gehört die Karte in das betriebliche Gerät.
• Dass die Überlassung am Arbeitsverhältnis hängt. Mit Rückgabe beim Ausscheiden.
• Ob zusätzlich zum Lohn oder per Gehaltsumwandlung. Für die Lohnsteuer gleich, für die Sozialversicherung nicht.

Wir vermieten Firmenhandys und betreuen Mobilfunkverträge von Betrieben; Steuerberatung leisten wir nicht, und dieser Beitrag ist keine. Er sammelt die Stellen aus Gesetz, Richtlinien und Rechtsprechung, die Sie Ihrer Steuerberatung vorlegen können. Was Miete gegenüber Kauf in der Buchhaltung bedeutet, steht im Beitrag Mieten oder kaufen.